PEC-Manager si rinnova, nuova interfaccia, nuove funzionalità e una nuova identità digital. Gruppo CMT lancia oggi il nuovo sito del suo prodotto di punta.
A raccontarci questo percorso di evoluzione e la strategia dietro a un posizionamento fuori dagli schemi è Giorgia Bevilacqua, Head of Marketing and Communication.
Esistono decine di software per gestire le PEC sul mercato e viene naturale chiedersi se ci sia davvero bisogno di un’ulteriore soluzione. La risposta è sì, soprattutto se le piattaforme tradizionali continuano a trattare i flussi certificati come processi isolati dal resto dell’ecosistema aziendale.
Oggi la multicanalità, l’archiviazione e la gestione delle scadenze rappresentano ormai lo standard minimo richiesto, ma la vera rivoluzione risiede nell’abbattere definitivamente i silos informativi. Da questa visione nasce il profondo rinnovamento di PEC-Manager di Gruppo CMT, uno strumento riprogettato per rispondere ai problemi reali di chi si trova a ricercare e gestire centinaia di messaggi PEC e PEO al giorno.
Per evitare la perdita delle comunicazioni e azzerare i rischi legali, la piattaforma organizza in tempo reale i flussi in entrata e in uscita all’interno di fascicoli digitali chiari e immediatamente accessibili. In un contesto in cui le normative cambiano e i processi aziendali evolvono, PEC-Manager dimostra di non fermarsi mai, garantendo che le aziende siano conformi oggi e lo restino domani, perché l’aggiornamento costante è nel DNA del prodotto.
Gestire i flussi PEC e PEO in azienda significa infatti governare un perimetro ad alto rischio informatico, sotto il quale ricadono notifiche legali e scadenze fiscali sensibili. Troppo spesso le organizzazioni si scontrano con la complessità di caselle disperse e account condivisi privi di una reale segregazione dei permessi, un fattore che espone il patrimonio informativo a gravi falle di sicurezza e violazioni della privacy.
PEC-Manager risponde a queste sfide critiche attraverso un sistema centralizzato che fa della protezione del dato e dell’automazione i suoi punti di forza, assicurando una definizione millimetrica dei ruoli, la corretta separazione dei flussi tra le diverse Business Unit e una tracciabilità completa di ogni singola azione.
Questo cambiamento strategico introduce il potenziamento delle funzioni attraverso l’Intelligenza Artificiale proprietaria My-Brain, che ridisegna il futuro della piattaforma.
Abbiamo chiesto a Giorgia Bevilacqua di raccontarci come è nata questa profonda trasformazione.
Giorgia, la premessa del vostro nuovo sito web lancia una provocazione forte e insolita per il settore. Chiedete apertamente al lettore se ci sia davvero bisogno di un’ulteriore soluzione in un mercato già saturo di software per la gestione delle PEC. Perché questa scelta comunicativa così dirompente?
Abbiamo voluto rompere i soliti schemi della comunicazione aziendale perché crediamo che il mercato sia stanco delle vecchie formule focalizzate solo sulle caratteristiche tecniche. Porre quella domanda significa fare un atto di onestà intellettuale verso i nostri interlocutori. Sappiamo benissimo che là fuori esistono decine di strumenti che fanno il loro dovere, che archiviano, che gestiscono le scadenze e che coprono la multicanalità, poiché ormai questo rappresenta lo standard minimo per essere sul mercato.
Se avessimo impostato la nostra comunicazione sul classico elenco delle funzionalità, avremmo fatto lo stesso rumore di fondo di tutti gli altri. La verità è che i clienti non cercano un’altra lista di bottoni da premere, ma cercano risposte ai loro problemi organizzativi interni. Per questo abbiamo scelto di non parlare di singole funzioni, che nel nostro software ci sono tutte e sono eccellenti, ma di spostare il focus strategico su tutto ciò che fa realmente la differenza nella vita quotidiana di un’azienda.
Cosa significa, concretamente, spostare la comunicazione su ciò che fa la differenza?
Significa smettere di vendere tecnologia fine a se stessa e iniziare a parlare di governance, di sicurezza e di abbattimento dei silos informativi. La vera differenza non sta nel fatto che il software riceva una PEC, ma nel modo in cui quella PEC viene inserita istantaneamente in un fascicolo digitale condiviso, nel modo in cui i dati sensibili vengono protetti isolando i flussi tra i reparti attraverso la segregazione degli accessi, o in come l’intelligenza artificiale My-Brain solleva le persone dal lavoro manuale e ripetitivo.
Volevamo che la nostra comunicazione riflettesse esattamente l’esperienza d’uso del prodotto. Quando un utente naviga sul nostro sito o utilizza la piattaforma, deve percepire che dietro c’è un pensiero strategico profondo, nato dall’ascolto reale dei clienti e non da una roadmap teorica scritta in laboratorio. Rompere gli schemi significa dimostrare che PEC-Manager non è un semplice strumento isolato, ma un ecosistema dinamico che evolve insieme alle normative e che garantisce alle aziende di restare conformi e protette sia oggi che domani.
Il prodotto registrava già ottime performance. Perché scegliere di evolverlo proprio ora?
Quando le cose vanno bene è il momento migliore per evolvere. Un anno e mezzo fa ho scelto di alzare ulteriormente i nostri standard, guidata da una logica proattiva, convinta che non si debba aspettare che un’esigenza diventi un’emergenza per intervenire. Abbiamo voluto anticipare i tempi, mettendo al centro l’esperienza reale dei nostri utenti e traducendo la nostra visione in azioni concrete.
Per farlo, però, non siete partiti dai codici o dai laboratori di sviluppo, ma dalle persone. Com’è andata?
Il primo passo è stato puramente umano. Abbiamo dato vita ai CMT-Caffè, che sono stati incontri diretti con i clienti organizzati senza slide, presentazioni o filtri commerciali. Abbiamo scelto di mettere al tavolo solo una penna e la volontà di ascoltare davvero la quotidianità di chi usa il nostro software ogni giorno.
Cosa è emerso da questi tavoli di confronto?
Quando togli le slide, le persone smettono di valutare quello che mostri e iniziano a raccontare quello che vivono. È sorprendente. Ho capito cosa mancava non leggendo un report o un grafico, ma da quelle conversazioni.
Il feedback dei clienti ha ridisegnato il prodotto su più livelli. L’interfaccia è stata completamente rivista per garantire massima chiarezza e semplicità operativa. Le nuove funzionalità introdotte non sono nate da una roadmap teorica, ma dai bisogni reali, come workflow più fluidi per chi smista i messaggi tra i reparti, una gestione più precisa dei fascicoli e un controllo totale sulle comunicazioni a valore legale. In sintesi, abbiamo ottenuto meno attrito e più efficienza.
Parlando di nuove funzionalità, l’Intelligenza Artificiale è entrata prepotentemente nel cuore di PEC-Manager. Qual è il ruolo del motore My-Brain e cosa fa concretamente per le aziende?
L’Intelligenza Artificiale rappresenta una risposta concreta e misurabile al caos operativo che le aziende affrontano ogni giorno smistando centinaia di comunicazioni legali, fiscali o commerciali. Con il motore My-Brain abbiamo voluto portare un valore reale nei flussi di lavoro, automatizzando i processi più onerosi e rischiosi per l’errore umano.
In primo luogo My-Brain si occupa dello smistamento intelligente. L’algoritmo analizza il contesto del messaggio, ne comprende la categoria e lo assegna in modo totalmente automatico al gruppo o al reparto di competenza, come l’amministrazione, l’ufficio legale o le risorse umane, eliminando i tempi morti della categorizzazione manuale.
In secondo luogo il sistema introduce una logica avanzata di prioritizzazione dei messaggi. Non tutte le PEC hanno lo stesso peso e l’algoritmo è addestrato per riconoscere immediatamente i contenuti precisi e critici, come i decreti ingiuntivi o i pignoramenti, mettendoli in massima evidenza rispetto alle comunicazioni di routine. Questo permette ai responsabili di concentrarsi subito sulle urgenze assolute, azzerando il rischio di far scadere i termini perentori per la difesa legale o la compliance.
Un’altra innovazione straordinaria risiede nelle funzionalità di risposte generative. Il sistema non si limita a organizzare i flussi ma supporta attivamente l’utente nella stesura dei messaggi di risposta, elaborando bozze pertinenti al contesto, suggerendo i modelli documentali più adatti e velocizzando drasticamente i tempi di interazione con i destinatari esterni.
Infine abbiamo integrato l’IA direttamente sugli allegati dei messaggi, compresi i documenti complessi e i PDF firmati digitalmente. Il sistema è in grado di leggere, interpretare ed estrarre i dati chiave da atti e contratti, permettendo una ricerca avanzata e fornendo agli utenti una sintesi immediata del contenuto senza che debbano aprire e studiare ogni singolo file, portando l’efficienza aziendale a un livello mai visto prima.
I dati vi hanno dato ragione rispetto a questo approccio?
I risultati hanno confermato la bontà del percorso. Sappiamo bene che nei contesti aziendali la resistenza al cambiamento è uno scoglio importante, poiché ogni modifica ai flussi di lavoro consolidati genera inizialmente diffidenza. Tuttavia, avendo progettato l’evoluzione insieme ai clienti, la transizione è stata immediata. Le segnalazioni al supporto sono calate in modo drastico, mentre la stabilità e la soddisfazione degli utenti sono cresciute sensibilmente. Quando si abbatte la fatica d’uso e si mette al centro l’esperienza reale, la barriera del cambiamento crolla e questo impatto si riflette nei numeri e nel clima di fiducia attorno al prodotto.
Il lancio del nuovo sito web si inserisce in questo percorso?
Esatto. Un prodotto cambiato così in profondità non poteva più essere raccontato con la comunicazione del passato. Aveva bisogno di una sua voce e di uno spazio digitale che ne riflettesse il valore reale e la direzione futura.
Il sito, però, non è un punto d’arrivo, ma una nuova linea di partenza per rendere PEC-Manager ancora più autonomo e leader nel suo segmento. Un buon prodotto non è mai davvero finito perché si ascolta, si affina e si evolve. Oggi pubblichiamo il sito, da domani guardiamo già al prossimo step.